- Förbered dig noggrant – Innan samtalet, tänk igenom vad du vill uppnå och vilka specifika punkter du vill ta upp. Förbered konkreta exempel och lösningsförslag, så att du kan hålla samtalet fokuserat och produktivt.
- Var empatisk och lyssna aktivt – Det är viktigt att förstå den andra personens perspektiv. Genom att lyssna aktivt visar du att du är öppen för deras synpunkter och att du respekterar deras känslor, vilket kan skapa en mer konstruktiv dialog.
- Håll en lugn och respektfull ton – Undvik att höja rösten eller bli defensiv. Försök att hålla en neutral och professionell ton även om samtalet är känslomässigt laddat. Detta hjälper till att bibehålla en respektfull atmosfär och förhindrar att situationen eskalerar.
- Fokusera på beteenden, inte på personen – När du tar upp problem, var noga med att tala om specifika beteenden eller handlingar snarare än att göra personliga påhopp. Detta gör det lättare för den andra personen att förstå vad som behöver förändras utan att känna sig attackerad.
- Sök gemensamma lösningar – Sträva efter att hitta lösningar som är bra för båda parter, snarare än att "vinna" samtalet. Att arbeta tillsammans för att lösa problemet skapar en mer positiv och hållbar arbetsrelation framöver.
Gunilla von Perner, diplomerad samtalsterapeut
Gunilla håller utbildningen Svåra samtal och konflikthantering hos Roda Utbildning. Hon förklarar vikten av att vara förberedd inför ett svårt samtal.
Goda samtal och konstruktiva samarbeten är inte en tillfällighet. När vi hittar en trygg samtalsstil ökar självkännedomen och på sikt kvaliteten som gör att både svåra samtal och konflikter kan gå i en ny konstruktiv riktning.
Det hjälper dig att hålla fokus och struktur, vilket gör det lättare att kommunicera effektivt. Genom att förbereda sig kan man tydligare formulera sina tankar och undvika att låta känslor ta över. Det ger också möjlighet att överväga olika perspektiv och förbereda sig på hur den andra personen kan reagera.